A gestão de tempo pode ser o item que faltava para você atingir uma alta produtividade.
Gestão de tempo nada mais é do que administrar o seu tempo de forma eficaz, afim de quantificar as horas gastas em cada atividade e otimizar os processos de execução.
Se você já pensou, em algum momento da sua vida, algo como: ‘’Eu queria tanto que o meu dia tivesse mais de 24h, para dar tempo cumprir as minhas tarefas.’’
Então, esse conteúdo, realmente, é para você.
Durante a minha trajetória, eu tive a oportunidade de conhecer vários tipos de profissionais, entre eles: A Alice e o João.
João possuía dificuldades para conseguir dar conta da sua demanda de trabalho.
E isso piorava, quando surgiam imprevistos, pois a sensação de que o tempo era insuficiente predominava.
Já a Alice, era adepta a planejamento e organização.
Quem a observava, ficava impressionado como ela fazia o tempo render, dando conta de todas as tarefas e muitas vezes, até conseguindo alguns minutos vagos.
A diferença entre eles era gritante, mas o que a Alice tinha que o João não possuía?
É simples, meu amigo, a Alice tinha uma boa gestão de tempo.
Uma coisa é certa, todos nós temos as mesmas 24h, mas o que você faz com elas, é o que vai determinar o seu sucesso.
Sem uma boa gestão de tempo, as suas chances de atingir o seu objetivo são cada vez menores.
Por isso, conheça agora, os sinais de que você precisa desenvolver uma boa gestão de tempo:
- Você sente que o tempo é insuficiente para executar as suas tarefas;
- Você perde minutos valiosos, apenas decidindo a próxima tarefa a ser feita;
- Você sente que poderia ter aproveitado melhor o seu tempo;
- Você não consegue ser pontual com prazos;
- Você está sempre com pressa para conseguir cumprir a sua lista de tarefas;
- Você tende a procrastinar com frequência;
- Você procura fazer várias tarefas ao mesmo tempo, para fazer o tempo render.
São inúmeros sinais, mas você conseguiu se identificar com alguns desses?
Além disso, se você está sempre em busca de uma alta produtividade, saiba que a gestão de tempo pode ser a sua grande aliada.
Digo isso, porque ela estimula um trabalho otimizado, onde você entrega as suas tarefas, economizando tempo e respeitando os prazos estabelecidos.
Muitas vezes, a falta de uma boa gestão de tempo pode até mesmo prejudicar a sua saúde mental.
Quando eu não sabia como fazer uma gestão de tempo eficaz, era comum não dar conta das tarefas e ficar me cobrando após entregá-las.
Essa autocrítica constante, pode desencadear problemas, como: Baixa autoestima, mau humor, ansiedade, desânimo e outros.
Por isso, é importante que você conheça agora, as consequências de permanecer sem uma boa gestão de tempo:
- Atrasos na entrega das tarefas, afetando a sua credibilidade profissional;
- Comprometimento das outras tarefas, quando aparecem imprevistos;
- Adiamento de tarefas constantes, prejudicando a consistência;
- Falta de foco, por não conseguir priorizar apenas uma tarefa por vez;
- Falta de energia e entusiasmo para executar as metas do dia.
É mais complicado do que você imaginava?
Algo que acontecia bastante comigo, era conseguir concluir as tarefas do meu dia, mas de maneira apressada, para conseguir tempo vago e fazer coisas irrelevantes.
A sensação inicial era boa, mas passageira.
Logo o desânimo caia sobre mim, porque eu sabia que poderia ter sido melhor.
Além disso, eu utilizava uma desculpa bastante conhecida para evitar altas demandas, a do ‘’não tenho tempo’’.
Mas a verdade, é que todos nós temos tempo, o que pode estar faltando é o foco nas prioridades e, é aí que entra a gestão de tempo.
Na gestão de tempo, o foco é algo essencial.
Não há como desempenhar bem, se você divide a sua atenção entre várias atividades diferentes.
Portanto, para oferecer uma direção a você, é preciso estar por dentro das três leis da gestão de tempo, são elas:
- Saber utilizar o tempo no lugar certo e nas tarefas corretas;
- Compreender as suas prioridades e obrigações, além de valorizar a sua agenda;
- Entender que gastar horas na área profissional, é beneficiar todas as outras áreas existentes.
Interessante, não é?
Mas, muitas pessoas, acreditam que fazer uma boa gestão de tempo é apenas alocar as tarefas em cada horário do dia.
Porém, o foco da gestão de tempo não é em fazer você trabalhar mais, e sim, em usar corretamente o seu tempo, para executar as tarefas que você já possui.
A verdade é que o tempo não é recuperável, meu amigo, e quanto mais controle você tem sobre ele, melhor para a sua produtividade.
E, é justamente isso que a gestão de tempo propõe a você, o controle e uma boa administração para atingir a alta performance.
Então, conheça agora, as principais vantagens de desenvolver uma boa gestão de tempo, vamos lá:
- Redução nos níveis de estresse no trabalho;
- Maiores chances de lidar com imprevistos e não prejudicar o restante das tarefas diárias;
- Maiores níveis de produtividade;
- Menos retrabalho e chances de erros, pois o tempo é administrado de forma que você consiga dar o seu melhor;
- Mais tempo livre para aperfeiçoar as suas habilidades;
- Abertura de novas oportunidades, pois você se destaca como profissional;
- Menos esforço para ser produtivo, pois você evita horas perdidas com desorganização.
Percebe, como uma boa gestão de tempo, pode destacar você dos outros profissionais?
Além disso, você precisa saber que a gestão de tempo, possui uma maior relação com os resultados conquistados, não somente com as horas trabalhadas.
Você já parou para analisar, se você é um profissional que produz bons resultados?
Muitos são os fatores prejudiciais para uma boa gestão de tempo, nos dias atuais.
Entre esses fatores estão: As mídias sociais, smartphones, distrações, interrupções, entre outros.
Certa vez, eu trabalhei em uma empresa que o chefe parecia viciado em conversar, mesmo à distância, ele me bombardeava de mensagens.
Eu tinha em mãos todas as tarefas, mas o meu tempo era tomado pelo próprio líder, impedindo a chegada dos resultados.
Situações como essas são cruciais para que você entenda que uma boa gestão de tempo exige firmeza e facilidade para dizer não, quando for necessário.
Por isso, conheça agora, algumas atitudes que podem fazer com que você perca tempo e não perceba, vamos lá:
- Se desligar do presente e pensar, constantemente, no passado ou futuro;
- Utilizar as pausas de descanso entre as tarefas para visualizar as redes sociais;
- Pessimismo em momentos difíceis, ao invés de focar na solução do problema;
- Manter conversas paralelas no ambiente de trabalho;
- Tentar provar que está certo, sempre que alguém discordar da sua opinião;
- Adiar tarefas para fugir de desafios;
- Ser perfeccionista e focar demais nos detalhes, ao ponto de paralisar as suas ações.
Entende agora como o seu tempo é precioso?
Os ladrões de tempo exigem esforço para serem eliminados, mas uma dica relevante é implementar novos hábitos positivos até atingir a consistência.
Se você chegou até aqui, então já adquiriu todo o conhecimento necessário para iniciar o desenvolvimento de uma boa gestão de tempo.
Quer saber como implementar a gestão de tempo na prática?
Então, vem comigo!
7 passos para desenvolver uma boa gestão de tempo e potencializar os seus resultados [ O 5° é o meu favorito ]
1. Identifique os seus horários mais produtivos
Esse passo é muito importante para desenvolver uma gestão de tempo.
Você só precisa observar mais a si mesmo, ou seja, se autoconhecer.
É interessante que você analise os horários em que consegue ter uma maior concentração e produzir mais, pois poderá direcionar as suas tarefas prioritárias a eles.
Dessa forma, as atividades que merecem mais a sua atenção, estarão em horários onde os seus picos de energia estão relativamente altos.
Assim, você dá início a uma organização produtiva e foca nas tarefas essenciais.
O desafio desse primeiro tópico é descobrir os seus horários que mais rendem e para facilitar o processo, você pode fazer essa análise durante uma semana.
Aprenda a usar o seu corpo e a sua mente ao seu favor.
2. Hierarquize as suas tarefas
Nessa etapa da gestão de tempo, você estará exercitando a sua capacidade de organização.
Esse momento é ideal para você iniciar o seu planejamento.
Eu já citei várias vezes por aqui, o quanto meu checklist diário me auxilia e aumenta a minha produtividade.
Mas isso, talvez não acontecesse, se eu não soubesse hierarquizar as minhas tarefas.
Para conseguir cumprir essa etapa da gestão de tempo, você precisa ter em mãos todas as tarefas do dia e se atentar aos seguintes requisitos:
- Organizá-las sempre por ordem de prioridade, mas não esquecer do nível de complexidade.
Vou explicar melhor, meu amigo.
Nem sempre uma tarefa prioritária é complexa e você precisa aproveitar os seus picos de energia, a partir da sua descoberta dos horários mais produtivos.
No meu caso, eu sou mais produtivo na parte da manhã, então vou encaixar nela, as tarefas prioritárias, mas seguindo uma ordem de complexidade, ou seja, as mais demoradas entram primeiro no meu checklist.
Dessa forma, você atinge uma produtividade maior ao longo do dia, respeitando os seus melhores horários e os seus picos de energia.
3. Planeje-se com antecedência
Esse passo da gestão de tempo, pode ser bastante óbvio para você.
Afiar o machado é mais importante do que cortar a árvore, meu amigo.
Certa vez, eu esqueci de fazer o planejamento do dia seguinte.
Estava tão cansado que acabei não me lembrando desse hábito recém enraizado.
No dia seguinte, já entrei no meu escritório procurando pelo meu planejamento e senti a onda desmotivadora, quando percebi que não o tinha feito.
E então, eu comecei a fazê-lo nas primeiras horas da manhã.
O que eu percebi foi que a medida que eu escrevia as tarefas, o desânimo tomava conta de mim.
De repente, parecia que eu tinha um número de tarefas maior do que realmente existia ali e a força de vontade foi se esvaindo.
Minhas primeiras energias do dia não estavam sendo gastas na tarefa prioritária e mais complexa do dia e sim, em um simples planejamento.
Percebe como isso é ruim?
Desde esse dia, eu jamais deixei de lembrar de fazer o meu planejamento com antecedência.
Para criar um bom planejamento, você deve:
- Sempre fazê-lo no dia anterior, utilizando as últimas horas restantes;
- Hierarquizar as tarefas prioritárias por níveis de complexidade.
A partir disso, você deixa tudo pronto para a ação e tem menos gasto de energia pela manhã.
4. Gaste o tempo certo nas atividades
Esse é um fator crucial para uma boa gestão de tempo.
Chegou o momento de você entender a importância de calcular melhor o tempo gasto em suas atividades.
Você com certeza já percebeu que existem tarefas que gastam mais tempo do que outras e para calcular corretamente o tempo delas, você precisa, novamente, se observar.
Não faça corpo mole, meu amigo, é muito importante fazer essa análise.
Ao se observar, você vai economizar aquele tempinho que sobra e você usa para procrastinar.
Não defina mais tempo do que o normal para uma determinada atividade, meu amigo.
O tempo que sobra de uma atividade, pode faltar para outra.
5. Se você adiar, não vai fazer
Você precisa se conscientizar disso, para uma boa gestão de tempo.
Certo dia, eu ouvi de um amigo algo que se enraizou na minha mente: Se você adiar essa tarefa, nunca vai fazê-la.
E, essa é uma grande verdade.
Quando você foge de uma tarefa desafiadora e a adia, uma hora chega o momento de executá-la, mas o que você faz?
Adia a tarefa novamente, meu amigo.
E, esse ciclo vai se repetindo, até que você não tenha mais nenhuma chance de escapatória, ou no pior dos casos, esqueça a tarefa completamente.
Não seria melhor enfrentar o desafio, para fazer com que ele suma de vez do seu checklist?
Pense sobre isso e arregace as mangas para vencer.
Sempre que sentir vontade de adiar uma tarefa, estude sobre ela e faça o contrário, os resultados virão com certeza.
6. Faça pausas para ter clareza
Esse passo para desenvolver uma boa gestão de tempo, garante uma boa saúde mental, meu amigo.
Eu utilizo as pausas para me trazer clareza sobre a próxima tarefa que preciso realizar.
É muito prejudicial que você termine uma tarefa e rapidamente, inicie a próxima.
A mente precisa se organizar e se preparar para o próximo desafio.
Além disso, fazer pausas pode ser bastante relevante quando você estiver em bloqueio criativo.
Eu costumo tirar um tempo para observar as coisas a minha volta e reorganizar os meus pensamentos, afim, de ter novas ideias.
Sempre funciona nesses momentos nada criativos e eu recomendo que você comece a priorizar as pausas também no seu planejamento diário.
Estipule sempre, ao menos dez minutos entre as tarefas para um descanso mental, sua produtividade terá um aumento notável.
7. Aprenda a dizer não
Talvez esse seja o maior desafio para uma boa gestão de tempo.
Ter facilidade para negar as coisas não é ser alguém egoísta, mas sim, um profissional assertivo que prioriza os seus objetivos.
É preciso parar de sacrificar as suas conquistas para agradar aos outros.
Eu tinha um colega de trabalho que sempre aparecia com pedidos de ajuda para mim.
E, o mais interessante é que ele utilizava gatilhos de persuasão para me convencer, como por exemplo:
- Eu sei que você é especialista nisso e conseguiria fazer essa atividade melhor que eu.
- Ou, soube que você fez um ótimo trabalho naquele projeto, com certeza faria essa tarefa melhor.
Percebe os gatilhos de bajulação?
No fim, eu sempre cedia e comprometia o meu planejamento com as tarefas dos outros.
Comece a partir de hoje, a cortar as interrupções e não se torne a agenda dos outros, o seu objetivo agradece.
Conseguindo otimizar as suas horas!
Se você chegou até aqui, é porque, realmente, está comprometido em mudar e fazer uma boa gestão de tempo.
Bom, eu devo parabenizar você pela persistência, nem todos conseguem.
A partir de agora, com todo o conhecimento absorvido aqui, você vai conseguir otimizar as suas horas com eficácia.
Mas não é só apenas absorver o conhecimento para ter resultados, você precisa aplicar e colocá-lo em prática, ok?
Os seus resultados sempre vão depender do tamanho da sua consistência.
